RODO i bezpieczeństwo

Anonimizacja dokumentów i danych wrażliwych zgodnie z RODO

Anonimizacja dokumentów to proces automatycznego ukrywania danych osobowych i informacji wrażliwych w dokumentach papierowych, skanach i plikach cyfrowych. Dzięki rozwiązaniu e-MSI organizacje mogą szybciej anonimizować dokumenty, ograniczyć ryzyko błędów oraz zapewnić zgodność z wymaganiami RODO i procedurami wewnętrznymi.

System anonimizacji automatycznie rozpoznaje dane wrażliwe w treści dokumentu, wskazuje obszary do zaczernienia i umożliwia ich weryfikację w procesie workflow. Efekt to mniej pracy manualnej, większe bezpieczeństwo danych i szybsze przygotowanie dokumentów do publikacji, udostępnienia lub archiwizacji.

Wdrożenie procedur bezpieczeństwa, w których automatyczna anonimizacja dokumentów gwarantuje ochronę prywatności.

Setki firm z całej Polski wybrało nasze rozwiązania

Jak profesjonalna anonimizacja dokumentów wpływa na skrócenie czasu przetwarzania pism w biurze.

Co warto wiedzieć?

Anonimizacja dokumentów – w skrócie

Anonimizacja dokumentów polega na trwałym ukrywaniu danych osobowych lub innych informacji wrażliwych przed dalszym udostępnieniem dokumentu. W praktyce jest to niezbędne wszędzie tam, gdzie dokumenty zawierające dane osobowe muszą zostać przekazane dalej, opublikowane lub zarchiwizowane w bezpiecznej formie.

System anonimizacji umożliwia:

automatyczne wykrywanie danych osobowych w dokumentach,

anonimizację skanów, zdjęć i plików nieedytowalnych,

weryfikację zakresu zaczernienia przez użytkownika,

eksport dokumentu do wersji nieodwracalnej,

przekazanie dokumentu do BIP, archiwum lub systemu docelowego.

Automatyczna anonimizacja jest dziś jednym z kluczowych elementów bezpiecznego przetwarzania dokumentów w organizacjach publicznych i prywatnych.

Poznaj nasze Możliwości

Co warto wiedzieć?

Czym jest system anonimizacji dokumentów?

System anonimizacji dokumentów to narzędzie, które służy do automatycznego rozpoznawania i ukrywania danych wrażliwych w dokumentach. W przeciwieństwie do prostych rozwiązań działających wyłącznie na plikach edytowalnych, rozwiązanie e-MSI umożliwia anonimizację również na poziomie obrazu dokumentu, czyli na skanach, zdjęciach oraz plikach PDF będących odwzorowaniem dokumentów papierowych.

Dzięki wykorzystaniu OCR, słowników anonimizacji i inteligentnych algorytmów system rozpoznaje dane osobowe oraz inne wskazane informacje i przygotowuje dokument do anonimizacji w sposób szybki, powtarzalny i bezpieczny.

Skuteczna ochrona bazy klientów poprzez trwałą anonimizację dokumentów i danych wrażliwych.

Rozwiązanie e-MSI zostało stworzone z myślą o organizacjach, które przetwarzają duże wolumeny dokumentów i potrzebują usprawnić proces anonimizacji bez ryzyka pominięcia danych wrażliwych.

Proces anonimizacji

Jak działa anonimizacja dokumentów w praktyce?

Proces anonimizacji dokumentów obejmuje cały cykl pracy z dokumentem – od jego importu i automatycznego rozpoznania treści, przez wykrycie danych wrażliwych, aż po weryfikację i utworzenie finalnej, nieodwracalnej wersji zgodnej z wymaganiami RODO.

ETAP 01

Dokument trafia do systemu

Dostarczany ze skanera, folderu sieciowego, skrzynki e‑mail lub innego systemu źródłowego.

SKANER E-MAIL FTP

ETAP 02

System rozpoznaje treść dokumentu

OCR przetwarza obraz dokumentu i identyfikuje jego treść tekstową, gotową do dalszej analizy.

OCR NLP

ETAP 03

Algorytmy wykrywają dane wrażliwe

System wyszukuje dane osobowe i informacje podlegające anonimizacji wg reguł, słowników i danych referencyjnych.

REGUŁY SŁOWNIKI TERYT

ETAP 04

Użytkownik weryfikuje zakres anonimizacji

Wykryte obszary mogą być zaakceptowane lub skorygowane w jedno- lub wielostopniowym procesie weryfikacji.

REVIEW AUDIT LOG

ETAP 05

Powstaje finalna, nieodwracalna wersja

System eksportuje dokument do postaci końcowej — gotowej do publikacji, przekazania lub archiwizacji.

PDF/A ARCHIWUM

Jakie dane może wykrywać system anonimizacji?

System może automatycznie rozpoznawać i anonimizować m.in.:

01 / SŁOWNIKI

Imiona i nazwiska

Na podstawie słowników oraz reguł dopasowanych do kontekstu dokumentu.

Jan Kowalski → [OSOBA]

85010198765 NIP: 7251234567 +48 512 345 678 PESEL 92… 9876543210 +48 600 123 456 85010198765

7251234567 85010198765 +48 512 345 6789012345 NIP 1234567 PESEL… 72512345

+48 512 345 85010198 1234567890 NIP 7251 PESEL 920 9876543 512345678

920104 NIP 725 85010198 +48 600 123 4567 PESEL… 9020110

98765 85010 72512 +48 512 PESEL 1234567 9876543

02 / STRUKTURA

PESEL, NIP, telefon i inne identyfikatory

Na podstawie określonej struktury danych, formatu oraz sum kontrolnych.

85010198765 → *****98765

03 / TERYT

Adresy

Z wykorzystaniem baz referencyjnych jak TERYT oraz dodatkowych reguł kontekstowych.

ul. Marszałkowska 12 → [ADRES]

04 / CUSTOM

Inne dane wrażliwe

Na podstawie wewnętrznych baz klienta, słowników branżowych lub niestandardowych wzorców skonfigurowanych w systemie.

Nr umowy: U/2024/8412 → [CUSTOM]

Łącznie wykrytych: 12 384

Rozpocznij swoją cyfrową podróż z JobRouter®

Przekształć procesy biznesowe w cyfrowe, zautomatyzowane środowisko z JobRouter®: systemem oferującym niskokodowość, szybkość i elastyczność

Poznaj system JobRouter®

funkcjonalności

Najważniejsze funkcjonalności systemu anonimizacji

Automatyczne pobieranie dokumentów
System może pobierać pliki z e-maila, folderów sieciowych oraz innych źródeł.

Masowa obsługa dokumentów
Możliwe jest rozdzielanie paczek skanów po kodach kreskowych i przetwarzanie wielu dokumentów jednocześnie.

Rozpoznawanie danych osobowych
System identyfikuje dane wrażliwe na podstawie OCR, słowników i algorytmów analizy treści.

Sugestie miejsc do anonimizacji
Użytkownik otrzymuje zaznaczone obszary, które system rozpoznaje jako potencjalne miejsca do zaczernienia.

Słowniki anonimizacji
Rozwiązanie korzysta z baz takich jak TERYT, bazy polskich imion i nazwisk oraz danych wewnętrznych klienta.

Wielostopniowa ścieżka akceptacji
Proces weryfikacji może zostać dopasowany do rodzaju dokumentu, działu lub poziomu ryzyka.

Uczenie się systemu
System może zapamiętywać wskazania użytkownika i zwiększać skuteczność rozpoznawania w kolejnych dokumentach.

Nieodwracalna finalizacja dokumentu
Końcowa wersja dokumentu po anonimizacji jest eksportowana w formie uniemożliwiającej odzyskanie zaczernionych danych.

Jakie korzyści daje automatyczna anonimizacja dokumentów?

Wdrożenie systemu anonimizacji dokumentów pozwala organizacjom znacząco ograniczyć pracę manualną oraz zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzania danych.

Najważniejsze korzyści to:

redukcja czasu potrzebnego na anonimizację dokumentów

ograniczenie kosztów pracy związanych z ręcznym zaczernianiem danych

mniejsze ryzyko błędów i pominięcia danych osobowych

większa zgodność z RODO i procedurami organizacji

możliwość obsługi dużych wolumenów dokumentów

szybsze przygotowanie dokumentów do publikacji lub udostępnienia

W praktyce oznacza to, że organizacja może anonimizować dokumenty szybciej, bezpieczniej i w sposób bardziej przewidywalny niż przy użyciu narzędzi graficznych i pracy ręcznej.

EFEKTYWNOŚĆ

Dlaczego ręczna anonimizacja dokumentów przestaje być skuteczna?

W wielu organizacjach anonimizacja dokumentów nadal odbywa się manualnie – pracownik otwiera dokument, wyszukuje dane osobowe i zaczernia je ręcznie. Taki model jest czasochłonny, kosztowny i obarczony wysokim ryzykiem błędów, zwłaszcza przy dużej liczbie dokumentów.

Model e-MSI:

Automatyczna anonimizacja eliminuje ten problem, ponieważ:

System nie męczy się i działa z taką samą skutecznością przy dużych wolumenach dokumentów

Wydajność nie spada wraz z liczbą plików — niezależnie od skali obciążenia algorytmy pracują z taką samą precyzją.

SKALA 24/7 AUTOMATYZACJA

Proces jest powtarzalny i łatwiejszy do kontrolowania

Każdy dokument przechodzi przez te same reguły i etapy weryfikacji — eliminujesz ryzyko błędów ludzkich i niespójności.

STANDARD KONTROLA QA

Organizacja zyskuje workflow weryfikacji i pełną ścieżkę audytu

Każda akcja jest rejestrowana — od wykrycia danych po ich akceptację. Pełna transparentność wymagana przez RODO i audytorów.

AUDIT LOG WORKFLOW COMPLIANCE

Dzięki temu anonimizacja staje się procesem zarządzanym, a nie ręcznym działaniem wykonywanym poza systemem.

„Współczesne organizacje balansują na krawędzi ryzyka: z jednej strony grożą im ogromne kary finansowe w związku z RODO, jeśli kluczowa dokumentacja zawierająca dane wrażliwe nie jest odpowiednio zabezpieczona. Z drugiej – decyzja o nieprzechowywaniu tych danych jest biznesowo niekorzystna, ponieważ uniemożliwia rzetelne audyty i analizy strategiczne. Automatyzacja to jedyne sensowne rozwiązanie.

Wdrożenie automatycznej anonimizacji dokumentów nie zajmuje czasu, a skuteczność nowoczesnych narzędzi OCR jest bliska 100%, zwłaszcza gdy są one wspierane przez dostępne w organizacji bazy danych, takie jak rejestry klientów czy numery umów. To połączenie gwarantuje precyzję i skalowalność, eliminując błędy typowe dla pracy manualnej.

Co ważne, zanonimizowane dokumenty nie tracą swojej strategicznej wartości. Nadal mogą być wykorzystywane jako potężna baza wiedzy, niezbędna do efektywnego działania i uczenia się agentów AI. Utrzymujemy zgodność z prawem, a jednocześnie w pełni wykorzystujemy kapitał informacyjny, który jest kluczowy dla innowacyjności i rozwoju organizacji w dzisiejszych czasach.”

Michał Galas, CEO e-MSI

Jakie dokumenty można anonimizować?

Dokumenty HR,

umowy,

dokumentacja medyczna,

korespondencja,

faktury,

dokumenty sądowe.

Zautomatyzuj ukrywanie danych i zyskaj pełną zgodność z RODO we wszystkich kluczowych procesach.

Gdzie sprawdza się system anonimizacji dokumentów?

Rozwiązanie do anonimizacji dokumentów znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie organizacja udostępnia, publikuje lub archiwizuje dokumenty zawierające dane osobowe.

Najczęstsze zastosowania obejmują:

Administrację publiczną

Przygotowanie dokumentów do publikacji w BIP i udostępniania w trybie dostępu do informacji publicznej.

Działy HR

Anonimizacja dokumentów pracowniczych, zgłoszeń kandydatów i innych dokumentów kadrowych.

Finanse i księgowość

Ukrywanie danych osobowych i kontraktowych w dokumentach finansowych i rozliczeniowych.

Jednostki medyczne i organizacje przetwarzające dane wrażliwe

Anonimizacja dokumentacji przed dalszym wykorzystaniem lub przekazaniem.

Firmy i instytucje przetwarzające duże wolumeny skanów

Obsługa dokumentów pochodzących z masowego skanowania, archiwizacji lub obiegu korespondencji.

DLACZEGO E-MSI?

Dlaczego warto wdrożyć anonimizacje dokumentów z e-MSI?

e-MSI wdraża rozwiązania do automatyzacji dokumentów, OCR, workflow i anonimizacji w organizacjach, które potrzebują bezpiecznego i skalowalnego podejścia do przetwarzania danych wrażliwych.

Doświadczenie w pracy z dokumentami i OCR
Projektujemy anonimizację jako część większego procesu zarządzania dokumentami i zgodności.

Dopasowanie do specyfiki organizacji
System może wykorzystywać słowniki, bazy i reguły właściwe dla danego klienta i typu dokumentów.

Workflow i kontrola procesu
Anonimizacja może obejmować ścieżkę akceptacji, weryfikację i archiwizację.

Możliwość rozwoju rozwiązania
System można rozszerzać o substytucję danych, dodatkowe źródła referencyjne i kolejne etapy procesu.

Automatyzacja procesów biznesowych i obieg dokumentów

Jak anonimizacja dokumentów wspiera codzienną pracę działu HR?

W naszym portfolio poznacie historie dziesiątek zadowolonych klientów oraz opisy wdrożonych przez nas rozwiązań. Sprawdź jak nasi klienci dokonali cyfrowej transformacji i zwiększyli swoją efektywność.

Dzięki wdrożeniu udało nam się skrócić czas procesowania dokumentów kosztowych. Współpraca z firmą e-MSI przebiegła bardzo dobrze. e-MSI Sp. z o.o. spełniło nasze oczekiwania w zakresie wykonanego zlecenia. Z przyjemnością rekomendujemy e-MSI Sp. z o.o. jako profesjonalistę w zakresie dostarczania usług informatycznych i obsługi klienta.

Jacek Wesołowski
Dyrektor Departamentu Informatyki
Polskie Gospodarstwo Wodne

Zobacz realizację

Wdrożone rozwiązanie pozwoliło skrócić czas niezbędny do realizacji spraw klientów, poprawić jakości i spójności danych wymienianych między jednostkami administracji, zwiększyć transparentność realizowanych procesów i ich audytowalność oraz zapewniło możliwość monitorowania efektywności procesów w celu ich optymalizacji.

Kamil Rogowski
Główny Specjalista
Miasto Stołeczne Warszawa

Zobacz realizację

Zlecenie zostało wykonane w sposób satysfakcjonujący. Rekomendujemy firmę e-MSI Sp. z o.o., która potwierdziła opinie rzetelnego oraz kompetentnego wykonawcy i dostawcy usług informatycznych spełniających wymagania klienta.

Jacek Drwięga
Project Management Oficer
Anwim S.A.

Zobacz realizację

Gotowi na automatyczną anonimizację dokumentów?

Automatyczna anonimizacja to sposób na szybsze, bezpieczniejsze, w pełni przewidywalne przetwarzanie danych wrażliwych przy obsłudze dużych wolumenów dokumentów. Dzięki połączeniu OCR, workflow z inteligentnymi regułami anonimizacji możesz ograniczyć pracę manualną, zwiększyć zgodność z RODO, porządkując jednocześnie cały proces.

FAQ – anonimizacja dokumentów

Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące anonimizacji dokumentów.

Czym jest anonimizacja dokumentów?

To proces trwałego ukrywania danych osobowych lub informacji wrażliwych w dokumencie przed jego dalszym udostępnieniem, publikacją lub archiwizacją.

Czy system anonimizacji działa tylko na plikach edytowalnych?

Nie. Rozwiązanie e-MSI umożliwia anonimizację również na obrazach dokumentów, skanach i zdjęciach.

Jakie dane mogą być anonimizowane?

System może wykrywać m.in. imiona i nazwiska, adresy, numery PESEL, NIP oraz inne dane wskazane przez organizację.

Czy użytkownik może zweryfikować zakres anonimizacji?

Tak. System wskazuje obszary do zaczernienia, a użytkownik może je zatwierdzić lub skorygować.

Czy zanonimizowany dokument można odzyskać do poprzedniej postaci?

Finalna wersja dokumentu po anonimizacji może zostać wyeksportowana do postaci nieodwracalnej, zgodnie z wymaganiami organizacji.

Czy system może integrować się z innymi rozwiązaniami?

Tak. Dokument końcowy może być zapisany w folderze, archiwum, BIP lub innym systemie docelowym.

Skontaktuj się z nami

aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i znaleźć rozwiązanie idealne dla Twojego biznesu. Jesteśmy tu, aby wspierać Twój rozwój
i sukces.

Bartosz Wicijowski

Chief Sales Officer

+48 577 992 636

bartosz.wicijowski@e-msi.pl

*Twoje imię i nazwisko

*Nazwa firmy

Twój numer telefonu

*Twój adres e-mail

Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.

Zgadzam się na przesyłanie na wskazany adres e-mail informacji handlowych od e-MSI Sp. z o.o. zgodnie z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawem telekomunikacyjnym. (wymagane)

Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez e-MSI Sp. z o.o. w celu przekazywania informacji w postaci newsletterów. Podanie danych jest dobrowolne. Wiem, że mam prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, żądania od administratora danych dostępu do moich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Odbiorcami danych mogą być podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora danych.

Zapisz mnie do newslettera!

*Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe