Pobranie dokumentu
Pracownik pobiera dokument z jednego systemu — ręcznie, na początku każdej sprawy.
Skopiowanie treści
Kopiuje jego treść do narzędzia AI w osobnym oknie.
Przygotowanie polecenia
Samodzielnie przygotowuje polecenie — jakość zależy od jego doświadczenia.
Ocena odpowiedzi
Ocenia otrzymaną odpowiedź i decyduje, czy nadaje się do użycia.
Przeniesienie rezultatu
Przenosi rezultat do kolejnej aplikacji — ponownie ręcznie.
Uruchomienie dalszych działań
Ręcznie uruchamia dalsze działania — proces nie płynie sam.
AI pod kontrolą: RODO, AI Act i human-in-the-loop
Bezpieczne wykorzystanie AI nie polega na przekazaniu modelowi pełnej autonomii. Polega na odpowiednim zaprojektowaniu danych, uprawnień, reguł i punktów kontroli człowieka.
W JobRouter agenci AI działają w ramach określonych ról i otrzymują dostęp wyłącznie do zatwierdzonych danych, dokumentów oraz procesów. Ich działania i kolejne etapy sprawy mogą być dokumentowane w ścieżce audytowej, co wspiera przejrzystość i możliwość kontroli.
RODO i ochrona danych
W przypadku zintegrowanych usług JobRouter AI przetwarzanie danych odbywa się na serwerach w Europie. Zgodnie z informacjami producenta dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli ani udostępniane innym klientom.
Zakres przetwarzanych informacji, miejsce ich przechowywania, retencja oraz zastosowane zabezpieczenia są każdorazowo weryfikowane dla konkretnej funkcji, modelu i środowiska klienta.
Human-in-the-loop
W procesach finansowych, kadrowych, prawnych, compliance oraz innych obszarach o istotnych konsekwencjach AI może przygotowywać analizę lub rekomendację, ale decyzja pozostaje po stronie uprawnionego pracownika.
Człowiek może:
zatwierdzić wynik poprawić go odrzucić rekomendację przekazać sprawę do dodatkowej kontroli zatrzymać dalszą automatyzacjęAI Act
Kontrola dostępu, dokumentowanie działań, jasno określone role i nadzór człowieka wspierają przygotowanie organizacji do wymagań wynikających z AI Act.
Nie oznacza to jednak automatycznej zgodności każdego wdrożenia. Klasyfikacja systemu, zakres obowiązków oraz poziom wymaganego nadzoru zależą od konkretnego zastosowania AI, rodzaju podejmowanych decyzji i wpływu procesu na pracowników, klientów lub inne osoby.
AI analizuje. Workflow kontroluje. Człowiek podejmuje decyzję.
Zadanie inicjuje pracownik.
Zadanie uruchamia zdarzenie procesowe.
Użytkownik sam wybiera dane i przygotowuje polecenie.
System przekazuje ustalony i autoryzowany zestaw danych.
Sposób działania zależy od kompetencji użytkownika.
Zadanie jest zdefiniowane i powtarzalne.
Wynik pozostaje w oknie czatu lub pliku.
Wynik zostaje zapisany w formularzu lub historii sprawy.
Rezultat jest ręcznie kopiowany do kolejnej aplikacji.
Workflow przekazuje wynik do następnej osoby lub systemu.
Role i odpowiedzialność mogą być niejasne.
Role, punkty akceptacji i odpowiedzialność są określone.
Wyjątki są obsługiwane doraźnie.
Wyjątki trafiają na zaprojektowaną ścieżkę obsługi.
Trudno mierzyć wpływ na cały proces.
Proces może rejestrować czas, błędy, wyjątki i inne KPI.
Narzędzie AI wspiera użytkownika.
Workflow z AI usprawnia powtarzalny proces całej organizacji.
W e-MSI traktujemy AI jako precyzyjne narzędzie, a nie „czarną skrzynkę”.
JobRouter staje się orkiestratorem procesów AI, który zarządza przepływem informacji między różnymi agentami AI współpracującymi z modelami językowymi a Twoimi pracownikami, gwarantując bezpieczeństwo i przewidywalność operacyjną.
Zdarzenie → dane i dokumenty → zadanie AI → walidacja workflow → decyzja człowieka → system biznesowy → raport i audyt
Zdarzenie uruchamia proces
Proces może rozpocząć się po otrzymaniu faktury, wpłynięciu reklamacji, dodaniu nowej wersji umowy, odebraniu zapytania ofertowego, rejestracji nowego pracownika lub zmianie statusu sprawy w systemie.
Workflow zbiera właściwy kontekst
System pobiera potrzebne dane i dokumenty ze wskazanych źródeł, na przykład z:
AI wykonuje konkretne zadanie
Model może między innymi:
Workflow sprawdza reguły
Wynik może zostać zweryfikowany według:
Człowiek przejmuje decyzje wymagające odpowiedzialności
Uprawniony pracownik może zatwierdzić wynik, poprawić go, odrzucić rekomendację, poprosić o dodatkowe informacje albo skierować sprawę do wyjaśnienia.
Zatwierdzone dane trafiają do właściwego systemu
Po akceptacji rezultat może zostać przekazany do:
Efekt jest mierzony
Workflow może rejestrować między innymi:
AI może:
Rozpoznanie i porządkowanie
- klasyfikować dokumenty, zgłoszenia i wiadomości
- odczytywać oraz porządkować dane
- rozpoznawać temat i priorytet zgłoszenia
- normalizować dane z ofert
Porównanie i kontrola
- porównywać informacje z kilku dokumentów
- wskazywać rozbieżności
- identyfikować brakujące elementy
- wykrywać potencjalne duplikaty i anomalie
- analizować różnice pomiędzy wersjami dokumentu
Wynik i rekomendacja
- przygotowywać projekty odpowiedzi
- sugerować kategorię kosztu lub dekretację
- przewidywać ryzyko przekroczenia terminu
- rekomendować kolejny krok
- przygotowywać ustrukturyzowane podsumowanie sprawy
Czy Twój proces jest gotowy na agentów AI?
Pomożemy Ci określić, które zadania warto przekazać AI, jakie dane będą potrzebne i w których miejscach należy zachować kontrolę człowieka.
Rozpocznij od jednego procesu i sprawdź jego potencjał przed podjęciem decyzji o pełnym wdrożeniu.
AI
Analizuje, klasyfikuje, porównuje, wykrywa i przygotowuje rekomendację.
Workflow
Uruchamia zadanie, przekazuje dane, kontroluje reguły, role, terminy i wyjątki.
Człowiek
Weryfikuje wynik i zatwierdza decyzje wymagające odpowiedzialności biznesowej.
System ERP, CRM, HR lub DMS
Przechowuje i wykorzystuje zatwierdzone dane.
Identyfikujemy problem
Określamy, które zadanie zajmuje najwięcej czasu, generuje błędy albo wymaga dużej liczby ręcznych operacji.
Analizujemy obecny proces
Sprawdzamy wolumen, czas obsługi, wykorzystywane systemy, role, źródła danych, wyjątki i sposób podejmowania decyzji.
Wybieramy zadanie dla AI
Definiujemy jedno konkretne zadanie, którego wykonanie można jednoznacznie ocenić.
Oceniamy dane, integracje i ryzyko
Ustalamy:
Projektujemy workflow
Określamy:
Uruchamiamy kontrolowany pilotaż
Testujemy rozwiązanie na ograniczonej i reprezentatywnej próbce dokumentów lub spraw.
Mierzymy KPI
Porównujemy stan przed i po wdrożeniu, biorąc pod uwagę między innymi:
Podejmujemy decyzję o skalowaniu
Dopiero po potwierdzeniu wartości biznesowej określamy zakres dalszego wdrożenia.
- Zintegrowane funkcje JobRouter AI
- Dedykowani agenci AI
- Integracja zewnętrznych modeli i usług AI
- AI-as-a-Service
Zintegrowane funkcje JobRouter AI
Gotowe funkcje AI dostępne w środowisku JobRouter mogą wspierać codzienną pracę użytkowników i realizować zadania bezpośrednio w procesach.
Dedykowani agenci AI
Dla bardziej złożonych przypadków możliwe jest przygotowanie agentów dopasowanych do konkretnego procesu, danych i reguł obowiązujących w organizacji.
Integracja zewnętrznych modeli i usług AI
JobRouter może pełnić funkcję warstwy koordynującej rozwiązania pochodzące od zewnętrznych dostawców. Pozwala to wykorzystywać istniejące technologie AI wewnątrz uporządkowanego workflow.
AI-as-a-Service
W przypadku procesów wymagających dodatkowych kompetencji możliwe jest skorzystanie z usługi obejmującej analizę przypadku użycia, przygotowanie agenta, integrację i jego dalsze utrzymanie.
Dostępność poszczególnych wariantów, ich licencjonowanie oraz wymagania infrastrukturalne są weryfikowane dla konkretnego środowiska klienta.
W zależności od konfiguracji pracownik może:
W bardziej rozbudowanych procesach jedno zadanie może wymagać współpracy kilku agentów lub usług AI.
Przykładowo:
Ekstrakcja i porównywanie danych
AI odczytuje informacje z dokumentów, porządkuje je i porównuje z danymi pochodzącymi z ERP, CRM lub innych zatwierdzonych źródeł.
Weryfikacja dokumentów i faktur
System może sprawdzać kompletność dokumentów, porównywać faktury z zamówieniami i dokumentami dostawy oraz wskazywać rozbieżności wymagające wyjaśnienia.
Kontrola statusu procesu
Agent AI może analizować przebieg sprawy, identyfikować opóźnienia i informować o ryzyku przekroczenia terminu.
Wyszukiwanie informacji
AI może wyszukiwać potrzebne dane i dokumenty w źródłach udostępnionych w ramach danego procesu i uprawnień użytkownika.
Przekazywanie danych między aplikacjami
Ustrukturyzowany wynik analizy może zostać przekazany do formularza, tabeli procesowej, systemu ERP, CRM, HR lub innej aplikacji.
Automatyczne działania następcze
Wynik pracy AI może uruchomić kolejne zadanie, ścieżkę akceptacji, powiadomienie albo proces obsługi wyjątku.
Klasyfikacja dokumentów
AI rozpoznaje rodzaj dokumentu i kieruje go do właściwego procesu, użytkownika lub repozytorium.
Przygotowanie danych w workflow
Nieustrukturyzowane informacje mogą zostać zamienione w uporządkowane pola i tabele wykorzystywane w kolejnych etapach procesu.
Dlaczego warto wdrażać AI w procesach z e-MSI?
e-MSI to polski integrator i partner JobRouter specjalizujący się w automatyzacji procesów biznesowych, elektronicznym obiegu dokumentów, rozwiązaniach low-code, integracjach oraz kontrolowanym wykorzystaniu AI w workflow.
Łączymy wiedzę o procesach biznesowych z kompetencjami technicznymi potrzebnymi do ich wdrożenia.
Pomagamy przejść przez cały cykl:
Dlaczego e-MSI?
- ponad 15 lat doświadczenia w automatyzacji procesów
- doświadczenie w obiegu dokumentów i integracjach
- kompetencje w zakresie platformy JobRouter
- lokalny zespół analityczny i wdrożeniowy
- możliwość rozpoczęcia od jednego procesu
- projektowanie rozwiązań dopasowanych do środowiska klienta
- wsparcie od analizy po utrzymanie rozwiązania
