Magazynowanie akt pracowniczych, a elektronizacja?

Elektronizacja akt pracowniczych oraz skrócenie czasu ich przechowywania

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentację pracowniczą należy magazynować w formie papierowej, a wybrane dokumenty pracodawca musi przechowywać nawet przez 50 lat. Za niedopełnienie tego uciążliwego i kosztownego obowiązku przewidziane są surowe kary finansowe. Na szczęście, już wkrótce ma się to zmienić.
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt ustawy, której najważniejszymi założeniami są:

• skrócenie okresu przechowywania dokumentów pracowniczych z 50 do 10 lat
• elektronizacja całości akt pracowniczych

Ustawa ma wejść w życie 1. września 2018 roku.

Dlaczego zmiany są konieczne?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz mikroprzedsiębiorstwo, czy jesteś częścią wielotysięcznej korporacji, na pewno znasz problemy związane z obrotem dokumentacji papierowej. Koszty związane z wydrukiem, zabezpieczeniem i archiwizacją dokumentów pracowniczych są nieuniknione w każdej firmie.
Według wyliczeń Ministerstwa Finansów koszty ponoszone z tytułu długotrwałego papierowego przechowywania akt osobowych pracowników szacuje się na ponad 130 milionów złotych rocznie!
Co więcej, to po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za ewentualne zniszczenie lub zaginięcie dokumentów, niezależnie od przyczyny. Przechowywanie akt pracowniczych w wersji elektronicznej zapewnia możliwość pełnej ochrony dokumentacji przy jednoczesnej redukcji kosztów archiwizacji.

E-teczka pracownicza

Pomimo, że obecnie akta w formie elektronicznej – z wyjątkiem wniosków urlopowych – muszą mieć swój papierowy oryginał, coraz więcej firm decyduje się na digitalizacje dokumentacji. Zmiana ustawy wprowadza szereg nowych możliwości – wszystkie akta pracownicze będą mogły być przechowywane w postaci elektronicznej. Co więcej, ustawa przewiduje nie tylko digitalizację dokumentów w formie skanów, ale również dopuszcza dokumenty typu born digital (np. podpisane za pomocą elektronicznego podpisu). Możliwe też będzie pobieranie niektórych danych prosto z systemów – na przykład systemu elektronicznej ewidencji czasu pracy. E-teczka niesie szereg korzyści, takich jak:

• Optymalizacja pracy firmy – e-teczka zwiększy wydajność w każdym przedsiębiorstwie. Możliwość szybkiego wyszukania dokumentu czy udostępnienia go upoważnionym osobom bez potrzeby opuszczenia stanowiska pracy, z pewnością usprawni pracę administracyjną. Dostęp do dokumentów z każdego miejsca i w każdym momencie, jest zwłaszcza istotny dla firm z rozproszoną strukturą organizacyjną.
• Redukcja kosztów – papierowa dokumentacja generuje gigantyczne koszty. Od drukowania, przez przechowywanie (często w zewnętrznych archiwach spełniających wymogi bezpieczeństwa) aż do zniszczenia. E-teczka pracownicza eliminuje wszystkie z tych wydatków.
• Lepsza jakość dokumentów – z biegiem czasu, papier się starzeje. Kilkuletnie dokumenty często stają się nieczytelne w skutek zżółcenia papieru, blaknięcia tuszu i atramentu czy uszkodzeń mechanicznych. Dokumenty cyfrowe bez względu na upływ czasu pozostają w tym samym stanie.
• Rozwiązanie proekologiczne – szacuje się, że każdego dnia administracja publiczna w Polsce zużywa 43 tony papieru. Już ta ilość jest ciężka do wyobrażenia, a przecież nie uwzględnia sektora prywatnego. Do tego dochodzą zanieczyszczenia miliardów litrów wody podczas przetwarzania papieru oraz koszty energii wykorzystanej na jego produkcję. E-teczka pracownicza to rozwiązanie wpisujące się w europejskie trendy minimalizacji obrotu papierowymi dokumentami.

Podejmując kluczowe decyzje dla firmy często na siłę trzymamy się starych rozwiązań. Obawa przed zmianami jest rzeczą naturalną, mimo to coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na elektronizacje akt pracowniczych. Jest to proste rozwiązanie, które nie tylko zmniejsza koszty, ale też poprawia efektywność, zwiększa bezpieczeństwo, a na dodatek jest przyjazne dla środowiska – na pewno warto je rozważyć.