4 funkcjonalności systemu workflow ułatwiające życie każdego pracownika

Jakie są funkcjonalności systemu workflow?

Niezaprzeczalną zaletą systemu workflow jest fakt, że doceni go każdy pracownik. Dziś przedstawiamy 4 funkcjonalności systemu, które uczynią obowiązki wszystkich osób w organizacji lżejszymi i przyjemniejszymi.

1. Informacja o nowych zadaniach

Każdy pracownik ma na bieżąco dostęp do listy swoich zadań, a gdy pojawiają się nowe, może otrzymać mailowe powiadomienie. Dzięki temu przełożeni mogą łatwo i szybko zlecać zadania i kontrolować ich wykonanie, a pracownicy mają możliwość planowania pracy. Wszystko jest w jednym miejscu, więc znacznie trudniej jest o czymś zapomnieć i dużo łatwiej znaleźć wytyczne do poszczególnych zadań.

2. Moduł zastępstw

System workflow pozwoli rozwiązać problem opóźnień w wykonaniu zadań związanych z nieobecnościami pracowników. Przełożony będzie miał dostęp do pełnej listy zadań każdej z osób i w przypadku czyjejś nieobecności może w łatwy sposób przypisać innym te zadania, których termin wykonania przypada w trakcie nieobecności. Dzięki temu zadanie zostanie wykonanie w terminie, a pracownik po powrocie będzie mógł zająć się bieżącymi obowiązkami. System workflow zapisze również informację o tym, kto wykonał dane zadanie, co ma znaczenie z punktu widzenia monitorowania jakości.

3. Wymienianie się plikami

Koniec z długotrwałymi poszukiwaniami potrzebnych dokumentów. Dzięki elektronicznemu repozytorium wszystkie pliki, którymi wymieniają się pracownicy trafiają w jedno miejsce i łatwo można je wyszukać, a w razie potrzeby uzyskać informację o lokalizacji oryginału. Każdy kto co dzień poświęca cenne minuty swojego dnia pracy na przeszukiwanie załączników do maili w celu odnalezienia niezbędnego pliku z pewnością doceni tę funkcjonalność.

4. Delegowanie zadań

Przekazanie zadania innemu pracownikowi dzięki systemowi workflow staje się znacznie wygodniejsze. W systemie dostępne będą wszystkie informacje o zadaniu i jego postępie, a także informacja o tym, kto zajmował się nim wcześniej i może dysponować potrzebnymi informacjami. Wiedza przestaje być rozproszona w licznych mailach i konwersacjach na komunikatorze, więc nie trzeba jej krok po kroku odtwarzać, a praca jest szybsza, efektywniejsza i przyjemniejsza.