Zewnętrzna archiwizacja dokumentów

Każda firma ma obowiązek składować pewne dokumenty przez okres czasu wyznaczony przez stosowne ustawy. Po upływie tego czasu dokumenty można przekazać do utylizacji, ale co zrobić z nim przez te kilka lat?

Na początku kładziemy dokumenty do koszulek lub teczek. Kiedy jest ich coraz więcej, teczki wkładamy do kolejnych segregatorów, ustawiamy je na półkach. Im więcej dokumentów, tym więcej półek i regałów potrzebujemy. W końcu dochodzimy do momentu, w którym znaczna część naszej przestrzeni biurowej jest zajmowana przez magazynowane dokumenty. To oczywiście generuje dodatkowe koszty. Dlatego coraz więcej firm korzysta z usług polegających na zewnętrznym archiwizowaniu dokumentów – w ten sposób nie muszą poświęcać własnej przestrzeni biurowej.

Jak to działa? Firmy zajmujące się składowaniem dokumentów dostarczają nam miejsce, a coraz częściej również narzędzia niezbędne do archiwizacji – od segregatorów, teczek i pudeł, po systemy elektroniczne, ułatwiające nam wyszukanie interesującego nas dokumentu. Niektóre z dokumentów (zgodnie z prawem) należy składować tylko przez pewien okres czasu, po którym mogą zostać zniszczone. Inne – takie jak dyplomy ukończenia studiów, świadectwa pracy – są dokumentami krążącymi, w przypadku odejścia pracownika z firmy należy mu je oddać. Osobnym działem są faktury kosztowe; możemy ich potrzebować np. przy procesie reklamacji czy gwarancyjnym.

Większość firm oferujących swoje usługi w zakresie składowania dokumentów daje możliwość wyciągnięcia dokumentów 7 dni w tygodniu. Dobrym rozwiązaniem dla małych firm, które pozwoli ograniczyć im koszty, są archiwa samodzielne – zewnętrzna firma udostępnia miejsce, natomiast dostarczenie dokumentów, sposób ich magazynowania oraz zarządzanie nimi odbywa się bezpośrednio przez przedstawicieli firmy.

Największe firmy minimalizują załogę poprzez mechanizacje procesu – każdy dokument ma swoje ID, najczęściej oznaczone jako sektor/nr regału/nr segregatora/nr teczki, dzięki czemu wyszukanie dokumentu jest szybkie. Minimalizuje to także ryzyko zaginięcia dokumentu.

Niektóre firmy wykonujące usługi związane z archiwizacją dokumentów, oferują nie tylko magazynowanie, ale także transport akt do archiwum, rejestracje dokumentów w komputerowych bazach danych, a także cykliczne przeprowadzają brakowanie akt, dla który minęły ustawowe terminy przechowywania. Niektóre zajmują się nawet porządkowaniem dokumentów i przypisywaniem ich do poszczególnych klas, czy segregacją dokumentów z wydzieleniem tych zbędnych. Skanują, wysyłają mailem, udostępniaj upoważnionym osobom – taka kompleksowa obsługa pozwala zaoszczędzić na czasie pracowników, chociaż oczywiście niesie za sobą koszty większe niż te w przypadku zwykłego magazynowania.

Jeżeli korzystasz z usług takiej firmy w wyznaczonym przez ciebie terminie dokumenty zostaną odebrane, uporządkowane, przypisane do klas, umieszczone w archiwum, zutylizowane kiedy przestana być potrzebne – krótko mówiąc nie musisz zajmować się nimi w ogóle.

Niektóre magazyny oferują skanowanie dokumentów i umieszczenie ich wszystkich w elektronicznym archiwum, dzięki czemu będziesz mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca, i w dowolnym czasie. To w znaczny sposób przyspieszy pracę twojej firmy.

Ważne, żeby wybrana przez Ciebie firma przeprowadzała operacje niszczenia dokumentów w sposób profesjonalny. Każda firma ma wrażliwe akta, chodzi o to, żeby przy niszczeniu mieć pewność, że poufne informacje nie wyciekną na zewnątrz. Niszczenie niepotrzebnych dokumentów jest tak samo istotne jak ich przechowywanie.