Zarządzanie dostępem do dokumentów
Uprawnienia w systemach obiegu dokumentów
Uprawnienia w systemie archiwum i obiegu dokumentów to jeden z głównych problemów, jaki spotyka organizacje wdrażające tego typu systemy. Dokumenty oraz pracownicy to dwa istotne z punktu widzenia organizacji czynniki często decydujące o sile przedsiębiorstwa czy nawet pozycji na rynku. Z tego powodu powiązanie dokument – pracownik, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za dokument i uprawnionych do podglądu lub edycji dokumentu to kluczowe dla sukcesu wdrożenia zagadnienie.
Podział dokumentów w systemie DMS
Dokumenty w systemie e-archiwum powinny być podzielone na logiczne grupy czy klasy. O podziale dokumentów na klasy decydują przede wszystkim dwa czynniki: atrybuty, którymi te dokumenty zamierzamy opisywać oraz właśnie uprawnienia użytkowników do danej grupy dokumentów. W przypadku umów czy uchwał zarządu czy protokołów uprawnionymi będą inni odbiorcy niż w przypadku dokumentów kadrowych czy faktur VAT. Podobnie wygląda podział ze względu na atrybuty – umowy będą oznaczone numerem umowy, kontrahentem, przedmiotem umowy, a na przykład faktury numer faktury, datę sprzedaży, czy stawki VAT.
Nie ma idealnego zestawu klas dokumentów, na które każda organizacja mogłaby podzielić e-archiwum. Każda firma jest inna. Warto jednak dla osób rozpoczynających analizę przyszłego e-archiwum wspomnieć o tych najczęściej wybieranych przez organizacje. Dokumenty księgowe najczęściej umieszcza się w kartotece Faktury, w pewnych organizacjach w tej kartotece znajdują się wszystkie typy faktur, zarówno kosztowe i materiałowe, przychodzące i te wystawiane przez organizację, korekty, noty i paragony. Inne organizacje, które operują dużą ilością dokumentów księgowych dzielą klasę Faktury na kilka mniejszych, wg kategorii, o których wspominałem.
Kolejne najczęściej wybierane klasy dokumentów to Zamówienia, Umowy oraz Dokumenty kadrowe. W każdej z tych klas powinien znaleźć się specyficzny dla niej zestaw atrybutów, który umożliwia łatwe wyszukanie dokumentów. Jednocześnie przy doborze atrybutów należy mieć na uwadze czas opisywania dokumentu. Każdy dodatkowy atrybut ułatwia wyszukiwanie dokumentów, jednak przekłada się na klika sekund dodatkowej pracy, który przy tysiącach dokumentów, jest przeliczalny na konkretne koszty. W przypadku systemów, które udostępniają funkcjonalność wyszukiwania pełnotekstowego w treści dokumentów, liczba atrybutów może zostać zdecydowanie zmniejszona. Wyszukiwanie w systemach z funkcjonalnością rozpoznawania tekstu (OCR) umożliwia np. wyszukanie faktury za monitor, który uległ uszkodzeniu, w celu sprawdzenia czy minął już okres gwarancji, czy wyszukanie umowy na zawierającej określone zapisy.
Kiedy mamy już ustalone atrybuty klasy dokumentów nadchodzi czas decyzji jak w systemie powinny zostać skonfigurowane uprawnienia. Różne systemy klasy DMS (Document Management Systems) czy ECM (Enterprise content management) podchodzą do kwestii uprawnień w zupełnie różny sposób. Powszechnie stosowane rozwiązania zawsze opierają uprawnienia na grupach, część z nich wprowadza pośrednie obiekty takie jak role czy profile. Jednak każdy z systemów umożliwia konfigurację, która jest prosta i najczęściej stosowana – czyli podstawowe trzy grupy dostępu do każdej z klas dokumentów: grupa użytkowników z uprawnieniami do wyszukiwania i przeglądania dokumentów, powszechna zwana „odczyt”, czy z j. angielskiego „read only”. Kolejna grupa z szerszymi uprawnieniami, to tak zwana grupa edycyjna („edit”), która umożliwia edycję atrybutów dokumentów. Do tej grupy powinni należeć użytkownicy opisujący dokument (np. kancelaria), osoby akceptujący dokument (karda zarządzająca), oraz np. w przypadku faktur księgowość. Ostatnia z trzech najczęściej stosowanych grup to tak zwani właściciele klasy dokumentów („owner”), który mają dodatkowo możliwość usuwania dokumentów. Ta grupa najczęściej wykorzystywana jest przez administratorów systemów.
Uprawnienia do odczytu dokumentów
Kolejną często wykorzystywaną konfiguracją uprawnień jest nadawanie uprawnień do odczytu dokumentów w zależności od wartości atrybutu. Przykładem takiego zastosowania może być biuro księgowe, które udostępnia elektroniczne wersje faktur VAT. Wystarczy do tego celu utworzyć jedną klasę dokumentów, zawierającą atrybut firma. I tak jeśli w polu firma znajduje się wartość „Firma X”, tylko pracownicy firmy „X” i pracownicy biura księgowego mają dostęp do tego dokumentu.
Przy wdrożeniu DMS warto pamiętać o uprawnieniach
Klasy dokumentów, ich uprawnienia i atrybuty to najważniejszy z punktu widzenia wdrożenia systemu elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów punt analizy przed wdrożeniowej. Sposób opracowania tego punktu analizy często przekłada się na sukces lub porażkę wdrożenia systemu. Dlatego właśnie na tej części powinna skupić się uwaga wszystkich osób uczestniczących we wdrożeniu.
