ADMINISTRACJA

Administracja to fundamentalna część każdej organizacji.  Usprawnia ona przepływ informacji i wpływa na jakość komunikacji w całej firmie. Działania backoffice wpływają na pracę innych działów i jej jakość. Naturalnym jest, że w procesach jakie wykonują, szuka się zwiększonej efektywności. Świadome firmy idą w kierunku automatyzacji tych procesów, rozumiejąc jak wiele mogą zaoszczędzić eliminując papier, tradycyjne e-maile i excel.

Częste problemy, którym wychodzimy na przeciw w dziale administracji to:

  • Zbyt duża ilość dokumentów w wersji papierowej
  • Nieefektywne zlecanie zadań przez e-mail, telefon lub ustnie.
  • Różnorodność systemów, do których dane są przepisywane pomiędzy excelami/raportami.
  • Brak pełnej kontroli w finansach.
  • Umowy przekładane z biurka na biurko.  

 

TRANSPORT

Transport to specyficzna branża, jej pracownicy codziennie stawiają czoło nowym wyzwaniom, rozliczeniom, obsłudze dokumentacji przewozowej i komunikacji z kierowcami. Używanie tradycyjnych metod obsługi tych procesów często generuje kosztowne błędy i opóźnienia. Priorytetem powinno być ułatwienie łączności pomiędzy różnymi działami, kierowcami i kontrahentami. Konkurencyjne firmy idą  w kierunku automatyzacji i usprawnieniu przepływu tych informacji.  E-msi, dotychczas odpowiedziało naszym klientom na poniższe pytania:

  • Transport to duża ilość dokumentów które są podstawą w rozliczeniach z kontrahentami. Czy da się to usprawnić?
  • Powiązanie dokumentacji z kontrahentami zajmuje pracownikom dużo czasu i powoduje błędy. Co można wesprzeć ten proces?
  • Powiązanie tras z dokumentacją zajmuje pracownikom dużo czasu i powoduje błędy. Jak można im to ułatwić?
  • Zmiany w zleceniach powodują zamieszanie między pracownikami i stanowią ryzyko popełnienia kosztownych błędów. Czy można to zmienić?
  • Pracownicy spędzają dużo czasu na przygotowywaniu kontraktów, choć procedura jest zawsze taka sama. Czy można to zautomatyzować?

 

BIURA RACHUNKOWE

Jedne z największych wyzwań stawianych pracownikom biur rachunkowych to: obsługa klientów  z różnego rodzaju branż, egzekwowanie od klientów dostarczania dokumentów w terminie i przypisywanie ich do systemu księgowego. E-msi proponuje automatyzacje, która zapewni zarządowi biura pełną kontrolę nad przebiegiem wszystkich operacji w firmie i jej budżetem.  Przeanalizowaliśmy problemy z jakimi spotykają się pracownicy biur rachunkowych i przygotowaliśmy odpowiedzi na poniższe pytania:

  • Czy jest możliwe, aby obsługując wielu klientów,  proces opisu i akceptacji faktur odbywał się u klienta zanim faktura zostanie przesłana do biura  rachunkowego?
  • Faktury elektroniczne są coraz bardziej popularne. Czy można wykorzystać ten fakt do zwiększenia efektywności?
  • Żeby obsłużyć większą ilość klientów trzeba wyeliminować zbędną pracę. Jakie czynności można wykonywać automatycznie?
  • Zarząd chciałby mieć  wgląd do obecnych priorytetów pracowników w dowolnym momencie. Jakie są możliwości?
  • Outlook i tradycyjne skrzynki odbiorcze nie weryfikują treści poczty przychodzącej, każdego e-maila trzeba otworzyć i przeczytać, czasami marnując czas na czytanie treści nieadekwatnych do danego stanowiska. Czy istnieje sprawniejsza alternatywa?

 

Umów się na bezpłatną prezentację i analizę potrzeb.

WINDYKACJA

Duża powtarzalność procesów, regulacje prawne do przetwarzania danych osobowych, połączenie działań kancelarii prawnej, call center, to tylko niektóre z wyzwań jakie są stawiane przed Twoimi pracownikami. Czy zastanawiałeś się jak to usprawnić, minimalizując pracę ludzką  i zmniejszając ryzyko popełnienia błędów? Przeanalizowaliśmy wyzwania stawiane pracownikom windykacji i przygotowaliśmy rozwiązania na poniższe pytania.

  • Praca w windykacji to ciągłe poszukiwanie najbardziej efektywnego sposobu komunikacji z dłużnikiem. Jak przetestować różne ścieżki bez dodatkowych kosztów?
  • Tworzenie przez pracowników pism z gotowych szablonów jest nieefektywne. Czy można to zautomatyzować?
  • Czy istnieje możliwości aby mieć dostęp do raportów efektywności poszczególnych procesów w firmie?

 

PRODUKCJA

Produkcja to bardzo skomplikowany w prowadzeniu biznes. Różnorodność działów i operacji za które są one odpowiedzialne powoduje, że przepływ informacji często nie jest bezzwłoczny i rzetelny. Powszechne jest również, napotykanie się na problemy dotyczące planowania produkcji, rejestracji czasu pracy, rozliczania pracowników, reklamacji, zatrudniania i rotacji pracowników. Po dokładnej analizie branży produkcyjnej, E-msi przygotowało rozwiązania na poniższe problemy.

  • Zatwierdzenie projektu nie powinno zajmować kilku dni.
  • Proces projektowania nie powinien być regulowany przez Excela, a wyniki testów za każdym razem ręcznie przepisywane.
  • System powinien być niezależny i umożliwiający dostęp z lokalizacji na całym świecie, swobodnie wymieniającym dane między SAP i innymi systemami ERP.
  • Jeśli proces zawiedzie na jakimkolwiek etapie, informacja o tym powinna nadejść przed pojawieniem się widocznych skutków.
  • Brak pełnej kontroli i wglądu do wszystkich danych zebranych podczas tworzenia i testowania w danych momencie, utrudnia pracę, zwiększając jej czas i koszty.
  • Koszty poniesione na każdym etapie produkcji powinny być klarowne i czytelne w dowolnym momencie

 

DUŻE PRZEDSIĘBIORSTWA

W dużych przedsiębiorstwach częstym problemem jest przepływ informacji między różnymi lokalizacjami i standaryzacja procesów między nimi, aby wszyscy pracownicy pracowali według tych samych schematów. Przeanalizowaliśmy wyzwania  z jakimi stykają się największe firmy i przygotowaliśmy dla nich rozwiązania:

  • Oddziały dużych przedsiębiorstw, często mieszczą się w różnych lokalizacjach na całym świecie, ważne jest aby pracować z jednym systemem w tych lokalizacjach, dostępnym w różnych językach
  • Większość systemów ma ograniczoną funkcjonalność,  systemy w dużych przedsiębiorstwach powinny mieć możliwość jej rozszerzenia, wraz z rozwojem potrzeb firmy
  • W dużych przedsiębiorstwach używa się wielu systemów, które nie są ze sobą zintegrowane. W firmie brakuje narzędzia, które umożliwiłoby swobodną wymianę informacji między nimi.
  • Strony internetowe generują dużą ilość leadów, lecz po nieudanej próbie kontaktu, dane kontaktowe często są przepisywane ręcznie i zapominane. Gdy pracownik próbuję się ponownie skontaktować z daną osobą, często okazuje się, że potencjalny klient skorzystał już z oferty konkurencji. Jak pozyskać takiego klienta zanim zrobi to konkurencja?
  • Zarząd powinien mieć możliwość kontroli wszystkich wydatków firmy z dowolnego miejsca o dowolnej porze.
  • W firmie pojawiają się faktury z informacją o kosztach, których zarząd nie był wcześniej świadomy. Jak ulepszyć planowanie i kontrolę budżetu?
  • W dużym przedsiębiorstwie powinna istnieć zsynchronizowana księga korespondencji między różnymi lokalizacjami.

 

Skontaktuj się z nami,
a my pomożemy dobrać odpowiednie dla twojej firmy rozwiązanie.

HANDEL I USŁUGI

W handlu i usługach najważniejsze jest prawidłowe zarządzanie relacjami z klientem.  Ważne jest aby mieć łatwy dostęp do historii kontaktu, transakcji i reklamacji. W idealnym systemie rozliczanie się z kontrahentami i dostawcami odbywa się w jednym  miejscu, gdzie również gromadzone są wszystkie dane.  Po przeanalizowaniu problemów z jakimi boryka się w tej branży, przygotowaliśmy rozwiązania na poniższe wyzwania:

  • Używanie e-maili, notatników, karteczek, organizerów, doprowadza do zamieszania. Pracownicy często gubią informacje z kontaktem do klienta albo zadaniem do wykonania.  Czy jest możliwość umieszczenia wszystkiego w jednym miejscu z łatwym dostępem?
  • Zadania, które zostają przydzielone do podziału przez różne osoby wprowadzają zamieszanie. Czasami ich wykonanie zajmuje dłużej, niż zlecenie wszystkiego jednej osobie.
  • Zarząd powinien mieć możliwość wyboru priorytetów zadań w kalendarzu pracowników i obserwacji procesu ich wykonania.
  • Pracownicy pracujący poza biurem powinni mieć taki sam dostęp do informacji jak ci w biurze – używając telefonu lub innych urządzeń z dostępem do internetu, co często jest niemożliwe.

 

DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI

Księgowość to ogromne nakłady papieru i praca w której łatwo o pomyłkę. Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się ile czasu spędzają pracownicy na szukanie dokumentów i przepisywanie danych do systemu? Ile kosztuje czas, który mógłby zostać zaoszczędzony gdyby proces ten został zautomatyzowany? E-msi poda Ci odpowiedź na te i poniższe pytania:

  • Pracownicy w dziale księgowości przepisują ręcznie dane z faktur, które powinny mieścić się już w systemie księgowym. Czy można to prosto zrobić?
  • Opóźnienia w płatnościach od kontrahentów powinny być zmniejszone, nie poświęcając na to czasu pracowników. Jak to zrobić?
  • Wypisywanie faktur  często odbywa się  w excelu lub w wordzie, czy wystawianie faktur może zostać zautomatyzowane i przyśpieszone?

 

DZIAŁ HR

Zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi kluczową częścią organizacji. To tutaj pracownicy przetwarzają ogromne ilości danych osobowych, utrzymują stały kontakt z pracownikami innych działów, odbierają wiele telefonów, organizują delegacje itp. Innowacyjne firmy idą o krok dalej i wdrażają automatyzację procesów, które mogą odbywać się sprawniej i szybciej, zaoszczędzając pieniądze firmy.

Dotychczas pomogliśmy rozwiązać następujące problemy:

  • Menedżer / Team leader działu obsługi klienta  potrzebuje ciągłych aktualizacji spraw od swoich pracowników. Powinien znać ich status, bez potrzeby wysyłania zapytania do pracowników.
  • W organizacjach często brakuje informacji, lub możliwości jej weryfikacji - ile, kto pracuje, ile przychodów/klientów generuje i gdzie działalność potrzebuje zmian. Dobrze prowadzony biznes powinien być przejrzysty, aby słabe punkty działalności były odpowiednio wcześnie zauważone.
  • Dział HR otrzymuje wiele telefonów z zapytaniami od pracowników z innych działów, zabierając im cenny czas. (Np. zapytania dotyczące składania wniosku urlopowego)
  • System składania aplikacji o pracę powinien być prosty, eliminować ryzyko zgubienia aplikacji i odrzucać te bez wymaganych umiejętności.
  • Rozliczanie z kosztów podróży i delegacji nie powinno być prowadzone w Excelu, grozi to ryzykiem pomyłki. Czy ten proces może zostać zautomatyzowany?

 

Dowiedz się jak problem w Twojej firmie mógłby zostać rozwiązany za pomocą systemu Workflow.
TOP